کانبان متد مدیریت اجرای کارها است. این متد برای ایجاد، مدیریت و بهبود سرویسهایی که در آنها کارهای دانشی ارائه می شود کاربرد دارد. هدف کانبان کمک به تصویر سازی کارها، به حداکثر رساندن بهره وری و همچنین بهبود تداوم کار است.
استفاده از این متد از کارخانه ها و صنعت تولید شروع شد اما بعدها به عنوان متد تیم های چابک ( اجایل) و توسعه دهندگان نرم افزار معرفی شد. اخیرا، استفاده از آن در بسیاری از کسب و کارها و در صنابع مختلف در حال همه گیر شدن است.
احتمالا این سوالات برای شما هم پیش آمده باشد:
- کانبان دقیقا چیست؟
- اصول و روش های کانبان چیست؟
- منفعت استفاده از کانبان در چیست؟
در ادامه به مهم ترین موضوعاتی که نیاز است شما در مورد آنها بدانید آورده شده است.
- کانبان چیست؟
- متد کانبان
- اصول کانبان
- روشهای کانبان
- ابعاد مثبت کانبان
- کانبان در دنیای جدید
- خلاصه ای از کانبان
کانبان چیست
کلمه ژاپنی کانبان (kanban) به معنای “تابلوی تصویری” یا “علامت” است. این کلمه از دهه 1950 به منظور تعیین پروسه های کاری مورد استفاده قرار گرفته است. اولین بار توسط شرکت تویوتا و به منظور سیستم زمانبدنی در روش just-in-time معرفی و استفاده شد. از طرف دیگر این کلمه با حرف کی بزرگ (Kanban) معرف متد کانبان است که اولین بار در سال 2007 معرفی شد.
پیدایش کانبان
در ابتدا این روش به عنوان سیستم زمانبندی برای تولید لین (Lean Manufacturing) در سیستم تولید تویوتا TPS (Toyota Production System) مورد استفاده قرار گرفت. در دهه 1940 میلادی، شرکت تویوتا متد just-in-time را به عنوان روش تولید معرفی کرد. دیدگاه این روش سیستم پول (Pull System) است. به این معنی که تولید بر اساس تقاضای مشتری انجام می شود. روش پول در مقابل روش استاندارد پوش (Push) قرار دارد که در آن تولید انجام می شود و به بازار عرضه می شود.
سیستم تولید آنها پایه ای برای “تولید لین” شد که به اختصار “لین” (Lean) گفته می شود. هدف اصلی این روش به حداقل رساندن فعالیت های زائد (waste) است بدون اینکه تولید را پایین بیاورد.
کانبان ابتدایی؛ عکس از آرشیو شرکت تویوتا
متد کانبان
در ابتدای قرن 21، بازیگران اصلی صنعت نرم افزار متوجه این نکته شدند که این متد می تواند تاثیرات مثبتی بر تولیدات و سرویسهایی داشته باشد که آنها ارائه می کنند.
تمرکز زیاد برروی بهره وری و توسعه روز افزون تکنولوژی های کامپیوتری باعث شد تا کانبان از صنایع خودرو سازی به صنایع پیچیده و پر درآمدی چون IT، تولید نرم افزار، تحقیق و توسعه و صنایع دیگر وارد شود.
بدون شک آنچه ما به عنوان کانبان می شناسیم حاصل متد کانبان است که در سال 2007 معرفی شد. این حاصل سالها تست کردن، مورد استفاده قرار دادن، و همچنین مشارکت در تلاش برای راهبری ابعاد مختلفی از لین و اجایل بوده که افرادی چون دیوید ادرسون (David Aderson)، دان واکانتی (Dan Vacanti)، دارن دیویس (Darren Davis)، کوری لاداس(Corey Ladas)، دومنیکو دی گراندیس (Dominica DeGrandis)، ریک گاربر (Rick Garber) و دیگران انجام داده اند.
سیستم کانبان را می توانید با استفاده از یک “برد کانبان” شروع کنید. این برد دارای سه ستون با نامهای “درخواست شده“، “در حال انجام” و “انجام شده” می باشد. زمانی که سیستم کانبان به درستی پیاده سازی شود، مدیریت شود و عمل کند، می تواند به عنوان مخزن اطلاعات به روز شده، نشان دهنده گلوگاه های سیستم، و نشان دهنده هر چیز دیگری که باعث وقفه در روند اجرای کارها است باشد.
اصول کانبان
پیش از اینکه وارد ارزش های کانبان شویم، بهتر است طریقه استفاده و کاربرد آن را که حاصل همکاری و تلاش افراد بسیاری است بشناسیم. گروهی که در تلاش برای پیاده سازی و کاربردی کردن کانبان است باید از ایده ها و روشهای اعلام شده مطلع باشد.
دیوید اندرسون به عنوان یکی از پیشتازان کاربرد لین و کانبان و پدرخوانده این متد، کانبان را به صورت نگرشی تدریجی، فرایندی تکاملی، و تغییر دهنده سیستمها برای سازمانهای دانش محور می داند. تمرکز این متد برروی انجام کارها است و دارای دو اصل و شش روش است.
اصول مدیریت تغییرات
ترکیب شدن با فرایند های جاری بدون اختلال در آنها، پیروی از تغییرات تدریجی و بهبود مستمر
با کارهایی که درحال انجام آن هستید شروع کنید
بدون ایجاد اخلال در کارها و با وجود گردش کار (workflows)، سیستم ها و فرایند ها، کانبان روش استفاده انعطاف پذیری را ارائه می دهد. در این متد فرض بر این است که فرایند های موجود، نقش ها، مسئولیت ها و عنوان های کاری، ارزشمند هستند و عموما ارزش دارد که نگاه داشته شوند. بطور طبیعی، کانبان مسائلی را برجسته می کند که نیاز به توجه دارند و در عمل به بررسی و برنامه ریزی برای تغییر آنها کمک می کند. این کار به گونه ای اتفاق می افتد که با کمترین اختلال ایجاد شود.
به دنبال تغییرات تدریجی و افزایشی باشید
متد کانبان برای ایجاد کمترین مقاوت طراحی شده است. این متد به دنبال انگیزش برای ایجاد تغییرات تدریجی است که در اندازه های کوچک و در دراز مدت ایجاد شود. این تغییرات برروی فرایند های جاری و از طریق همکاری و فیدبک پیاده سازی می شود. بطور معمول، ترس یا تردید باعث ایجاد مقاومت در انجام تغییراد بزرگ می شود. از این رو ایجاد تغییرات بزرگ دلسرد کننده هستند
اقدامات رهبری را در همه سطوح تشویق کنید
رهبری در همه سطوح، از بینش و عملکرد روزمره افراد نشأت می گیرد و اقداماتی را برای بهبود شیوه کار آنها ایجاد می کند. هرچقدر هم که ناچیز باشد، با این حال مشاهدات مشترک باعث تقویت ذهنیت بهبود مستمر (کایزن) برای رسیدن به عملکرد مطلوب در سطح تیم، بخش، یا شرکت می شود. این نمی تواند با عملکرد مدیریت ایجاد شود.
اصول ارائه سرویسها
هدف کانبان توسعه یک رویکرد خدمات محور است. برای این هدف باید نیازهای مشتری خود را عمیقاً درک کنید، شبکه ای از خدمات ایجاد کنید که در آن افراد برای انجام کار، خودشان سازماندهی شوند و از تکامل مداوم سیستم اطمینان حاصل کنید.
بر نیازها و انتظارات مشتری تمرکز کنید
ارائه ارزش به مشتری باید در مرکز توجه هر سازمان باشد. درک نیازها و انتظارات مشتریان، باعث توجه به کیفیت خدمات ارائه شده و ارزش ایجاد شده توسط آن می شود.
کار را مدیریت کنید
مدیریت کار در شبکه خدمات شما، تضمین می کند که توانایی های افراد را برای سازماندهی خودشان در انجام کار تقویت کنید. این کار به شما این امکان می‌دهد که به جای ایجاد «نویز» با مدیریت جزئیات (micro-managing) برروی افرادی که خدمات را ارائه می‌کنند، روی نتایج مورد نظر تمرکز کنید.
به طور منظم شبکه خدمات را بازبینی کنید
یک رویکرد سرویس محور بعد از پیاده سازی، نیاز به ارزیابی مستمر به منظور پرورش فرهنگ خدمات مشتری دارد. از طریق استفاده از بررسی های منظم شبکه خدمات و ارزیابی سیاست های کاری اعمال شده، کانبان بهبود نتایج ارائه شده را تشویق می کند.
تمرینات کانبان
هر سازمانی در هنگام پیاده سازی کانبان باید مراقب مراحل عملی باشد. برای پیاده سازی موفقیت آمیز آن، باید شش تمرین اصلی وجود داشته باشد. با اینکه حرفه ای شدن در این تمرینات حیاتی است، اما خود این روش ها هنوز در حال تکامل هستند.
1- مصور سازی گردش کار
برای تصویر سازی فرایند ها با سیستم کانبان، به تابلویی با کارت ها و ستون ها نیاز دارید. هر ستون روی تابلو نشان دهنده یک مرحله از گردش کار است. هر کارت کانبان نشان دهنده یک آیتم کاری است. برد کانبان نشان دهنده وضعیت واقعی گردش کار شما با تمام ریسک ها و مشخصات آن است.
اولین و مهم ترین مسئله برای شما این است که بفهمید برای تبدیل یک درخواست به محصول قابل ارائه، چه کاری لازم است انجام شود. تشخیص اینکه جریان کار در سیستم شما چگونه است، به شما کمک می کند تا با نگاه دقیق و تغییرات لازم، در مسیر بهبود مستمر قرار بگیرید.
وقتی روی یک موضوع شروع به کار می کنید، آن کار را از ستون “درخواست ها” بر می دارید و بعد از اینکه کار را انجام دادید، آن را در ستون “انجام شده” می گذارید. از این طریق شما می توانید پیشرفت کار را دنبال کنید و گلوگاه ها را پیدا کنید. طبیعی است که برد کانبان شما شکل متفاوتی داشته باشد که این به نیازها و فرایند های شما بستگی دارد.
2- کارهای در حال انجام را محدود کنید (WIP)
یکی از اصلی ترین کاربردهای کانبان این است که اطمینان حاصل کند که در هر زمان تعداد معینی از فعالیت ها در حال انجام هستند. اگر محدودیتی روی تعداد کارهای در حال انجام نباشد، شما کانبان انجام نمی دهید.
تغییر تمرکز تیم در نیمه راه، به فرایند آسیب می زند، و چند وظیفه ای کار کردن (multitasking) بدون شک باعث ایجاد اتلاف و بهره ور نبودن می شود.
محدود کردن تعداد کارهای در حال انجام به معنای پیاده سازی سیستم برداشت (pull system) در بخشی یا تمامی گردش کار است. تنظیم حداکثر تعداد آیتم در هر مرحله (ستون) این اطمینان را ایجاد می کند که یک کارت زمانی برداشته می شود و در ستون بعدی گذاشته می شود که ستون بعدی ظرفیت انجام کار جدید را داشته باشد. چنین محدودیتی باعث پدیدار شدن محل مشکلات در مسیر گردش کار می شود و شما می توانید آنها را شناسایی و رفع کنید.
3- گردش کار را مدیریت کنید
مدیریت گردش کار مربوط به کار است نه مدیریت افراد. منظور از گردش، حرکت موارد کاری در فرایند تولید است که با سرعت قابل پیش بینی و بطور پایدار در جریان است.
یکی از اهداف اصلی هنگام پیاده سازی سیستم کانبان ایجاد یک جریان روان و سالم است. به جای اینکه افراد را با جزئیات کار مدیریت کنید و سعی کنید آنها را همیشه مشغول نگه دارید، باید روی مدیریت فرایند های کاری و درک نحوه انجام سریعتر آن کار، از طریق سیستم تمرکز کنید. این به معنای این است که سیستم کانبان شما، با سرعت بیشتری ارزش ایجاد می کند.
4- خط مشی های فرایندها را مشخص کنید
شما نمی توانید کاری را که درک نمی کنید بهبود بدهید. به این دلیل فرایند ها باید بطور واضح تعریف، منتشر و همه گیر شوند. افراد در کاری که به مفید بودن آن اعتقاد ندارند مشارکت نمی کنند.
وقتی همه افراد با هدف مشترک آشنا باشند، می توانند برای ایجاد یک تاثیر مثبت، کار کنند و تصمیم بگیرند.
برای تقویت خودسازماندهی افراد لازم است خط مشی ها کم حجم باشد، در دسترس باشد، به درستی تعریف شده باشد و در صورت نیاز تغییر پذیر ( بهبود پذیر) باشد.
5- حلقه های فیدبک
برای تیم ها و شرکت هایی که می خواهند چابک تر باشند، اجرای حلقه های فیدبک یک مرحله اجباری است. آنها اطمینان حاصل می کنند که سازمان ها به اندازه کافی به تغییرات بالقوه پاسخ می دهند و امکان انتقال دانش بین ذینفعان را فراهم می کنند.
کانبان استفاده از هم نوایی (حلقه های فیدبک) را در سطح تیم و در سطح سرویس پیشنهاد می دهد.
یک نمونه از همنوایی در سطح تیم تشکیل جلسات تیمی روزانه کانبان برای پیگیری پیشرفت و گردش کار است. این به شناسایی ظرفیت و پتانسیل موجود برای افزایش سرعت تحویل کار کمک می کند. جلسات جلوی برد کانبان برگزار می شود و هر عضو به دیگران می گوید که روز قبل چه کار کرده و امروز چه خواهد کرد.
همنوایی سرویس محور در کانبان، مانند عملیات، ارائه خدمات، و جلسات ریسک، با هدف همگام سازی و بهبود ارائه خدمات انجام می شود. خروجی این بررسی‌ها، مانند درک آنچه مانع ارائه خدمات مؤثر می‌شود، باید به عنوان ورودی تصمیم‌گیری برای بهبود مستمر شبکه خدمات باشد.
در حالی که ثابت شده است که جلسات متمرکز و منظم با شرکت‌کنندگان کمتر نتیجه بهتری می دهد، مدت زمان ایده‌آل برای همنوایی کانبان به مواردی چون زمینه، اندازه تیم و موضوعات کاری بستگی دارد.
6. بهبود مشارکتی (با استفاده از مدل ها و روش علمی)
دستیابی به بهبود مستمر و تغییر پایدار در یک سازمان از طریق اجرای مشترک تغییرات مبتنی بر روش‌ها، فیدبک ها و معیارهای علمی اثبات شده است.
پرورش یک فرهنگ سازمانی که در آن هر فرضیه نتایج مثبت یا منفی دارد، برای ایجاد یک ذهنیت متمرکز بر بهبود از طریق تغییر تکاملی بسیار مهم است.
چگونه از کانبان برای مدیریت پروژه استفاده کنیم؟
برای استفاده از کانبان در مدیریت پروژه، تمامی تیم های درگیر پروژه باید برای مدیریت کارهای خود از برد کانبان استفاده کنند. بنابراین، تمامی تیم ها باید مانند شبکه سرویس دهنده ای در نظر گرفته شوند، که کار پروژه از طریق آن انجام می شود. این پایه و اساس هر سیستم تحویل ارزش است.
شیوه های کانبان یک رویکرد جامع برای مدیریت پروژه و راهنمایی در مورد چگونگی دستیابی به یک گردش کار قابل پیش بینی و بهبود همکاری در حین کار بر روی پروژه های مختلف ارائه می دهد.
- فرآیندها و گردش کار را تجسم کنید. تمام موارد کاری و همه پروژه‌ها، برنامه‌ها و جریان‌های کاری نمونه کارها را از طریق مجموعه‌ای از تابلوهای کانبان به هم پیوسته تجسم کنید. این یک نمای کلی در زمان واقعی از وضعیت همه پروژه ها، انسدادها، خطرات و وظایف مرتبط ارائه می دهد. علاوه بر این، تجسم فرآیندها و سیاست‌های تصمیم‌گیری، اجرای صحیح کار را تسهیل می‌کند و به تیم‌های مختلف اجازه می‌دهد تا پیشرفت‌ها را در فرآیند شناسایی و تعریف کنند. همچنین، تمام تیم‌های درگیر در پروژه می‌توانند پیشرفت خود را در زمان واقعی نظارت کنند و تصمیم بگیرند که اکنون روی چه چیزی تمرکز کنند و در مرحله بعد چه کاری انجام دهند.
- از معیارهای جریان و نتیجه گرا استفاده کنید. از معیارهای مربوطه برای مدیریت گردش کار و نتایجی مانند زمان هدایت سیستم، زمان چرخه، زمان مسدود شده، بازده جریان و غیره استفاده کنید. این معیارها به شما کمک می‌کنند تا ببینید تیم شما با چه سرعتی می‌تواند کار را به بازار ارائه دهد، سطح بهره‌وری چقدر است، در کجا اتلاف است. فعالیت‌ها ظاهر می‌شوند، تقاضا چقدر است و موارد دیگر.
- حلقه های بازخورد ایجاد کنید. مجموعه‌ای از جلسات و بررسی‌ها را برگزار کنید که سازمان را در یک راستا نگه می‌دارد و روی برآوردن نیازهای مشتری و اهداف تجاری متمرکز می‌شود. این جلسات منظم جریان اطلاعات و دستورالعمل های لازم را برای اجرای موفقیت آمیز پروژه ها و برآورده کردن انتظارات مشتری و اهداف تجاری تضمین می کند. آنها همچنین همگام سازی و همسویی تیم ها و پروژه ها را در سازمان تسهیل می کنند.
کانبان به شما کمک می کند تا بسیاری از فعالیت های مدیریت پروژه خود را سریع تر، بهتر و با بوروکراسی کمتر انجام دهید. استفاده از داده های واقعی ظرفیت سیستم به شما این امکان را می دهد که مدل های پیش بینی ایجاد کنید و با اطمینان برنامه ریزی کنید. تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به جریان، تأثیر مسدودکننده‌ها، وابستگی‌ها، و دوباره کاری‌ها، درک عمیق‌تری از منابع تأخیر ارائه می‌کند و تعریف اقدامات مناسب برای رسیدگی به خطر تأخیر یا کیفیت پایین را تسهیل می‌کند.
و آخرین اما نه کم‌اهمیت ، هیئت‌های مدیریت پروژه کانبان به‌طور مداوم وضعیت آیتم‌های کاری، حجم کاری تیم، مسدودکننده‌های گردش کار و خطرات را در هر سطحی با هم در میان می‌گذارند. این جریان دائمی اطلاعات به شما کمک می کند تا همه تیم ها را با اهداف شرکت هماهنگ نگه دارید.
مزایای کانبان
مصور سازی کارها به صورت پیشرفته و بهبود مستمر از مهم ترین عواملی هستند که باعث فراگیر شدن این متد شده است.
افزایش دیده شدن گردش کار
ایده ابتدایی کانبان مصور کردن کارها است. از این طریق، برد کانبان تبدیل به نقطه اشتراک اطلاعات می شود و باعث می شود همه افراد هم فکر شوند. همه کارها مصور می شوند و کاری فراموش نمی شود و این باعث شفافیت در تمامی کارهای مربوط به فرایند می شود. هرکدام از اعضاء تیم می تواند آخرین وضعیت بروز شده از هر پروژه یا تسک را ببینند.
بهبود سرعت تحویل کارها
کانبان راه های مختلفی را برای مدیران پروژه ایجاد می کند تا کارهای پخش شده بین دیگران را از نزدیک نظارت کنند و اطلاعات آنالیز شده ای را ایجاد کنند. از بازنگری کلی برروی کارهای انجام شده در یک دوره زمانی مشخص، گلوگاه ها از طریق مشخص کردن بخش هایی که باعث طولانی شدن کار می شوند، مشخص می شود. انجام این کار تیم را توانمند می کند تا چالش بهبود گردش کار را سپری کنند و در نهایت نرخ تحویل کارها را بهبود بدهند.
برگرفته از مقاله Kanban Explained For Beginners از وبسایت kanbanize.com
همسو سازی اهداف کسب و کار با اجرا
کانبان از طریق با اهمیت جلوه دادن شفافیت، تشویق به فیدبک، و جلسات بازنگری منظم، باعث همسویی اهداف استراتژیک شرکت با کارهای روزانه تیمها می شود. علاوه بر آن، این همسوسازی باعث افزایش چابکی سازمان می گردد. در نتیجه در صورت تغییرات بازار یا نیازهای مشتریان، سازگاری تیم ها با تغییر اولویت ها و همچنین سازماندهی مجدد آنها راحت تر انجام می شود.
بهبود پیش بینی پذیری
زمانی که شما برد کانبان را ایجاد کردید و شروع به جمع آوری آیتم های کاری روی آن نمودید، شما می توانید فرایندها و شاخص های آنها را بطور کامل درک کنید. آنالیز زمان مورد نیاز برای گردش کار به شما کمک می کند تا پیش بینی بهتری برای تعیین تعداد کارهای قابل انجام داشته باشید. فهمیدن نرخ تحویل کار باعث بالا بردن صحت پیش بینی ها و تصمیم گیری برروی داده می شود.