گاهی اوقات توی قرار ملاقات کاری اتفاقات کوچکی پیش میاد که به نظر بی اهمیت دیده میشه اما میشه از دل اون اتفاق ساده، کلی نکته یاد گرفت.
دعوت به همکاری از طرف مدیر عامل یک شرکت نفتی
دیروز یکی از دوستانم با من تماس گرفت که در مورد مسئله ای که در مورد قرار ملاقات کاری با یک شرکت داشته با من مشورت کنه. دوستم گفت:
از طرف یکی از دوستانم که مدیر عامل یک شرکت بزرگ نفتی است برای همکاری در یک پست مدیریتی دعوت شدم. البته یک سال قبل هم با هم صحبت هایی داشتیم و روی مبلغ حقوق به توافق نرسیده بودیم.
هفته پیش ایشان بر روی موبایلم تماس گرفت و دوباره از علاقه مندی من به همکاری پرسید و من باز هم همان مبلغ رو پیشنهاد دادم. چند روز قبل من در یک همایش بودم که روی واتس آپ پیام داد “یه وقتی بزار با هم صحبت کنیم”. بعد از کمی احوال پرسی، قرار گذاشتیم برای چهار شنبه همین هفته ساعت سه عصر.
دوستم گفت: ساعت دو و نیم وقتی سوار ماشین شدم که به طرف محل ملاقات حرکت کنم، روی واتس آپ به مدیر عامل پیام دادم که من قبل از ساعت سه میرسم شرکت شما.
قرار ملاقات کاری خودتان را به طرف مقابل یاد آوری کنید
نکته: وقتی شما با مدیر عامل یه شرکت بطور مستقیم در ارتباط هستین شاید فکر کنید که همه چیز عالی پیش میره. اما فراموش نکنید، مدیر عامل یک شرکت بزرگ نفتی ممکنه خیلی مشغول باشه و یادش رفته باشه که با شما قرار گذاشته. یا ممکنه توی یک جلسه کاری گیر کرده باشه. رفتار حرفه ای حکم می کنه که یک ساعت قبل از قرار جلسه با آدم های مهم، حتما قرار تون رو به طرف مقابل یاد آوری کنید.
دوستم ادامه داد: بعد از پنج دقیقه پیام رویت شده بود.( توی واتس آپ وقتی کسی پیام رو دیده باشه دوتا علامت تیک رنگی روی پیام ارسالی شما ظاهر میشه). به خاطر همین خیالم راحت شد که قرار ما طبق برنامه انجام می شود و جلسه ما سر ساعت شروع خواهد شد.
با اینکه به اندازه کافی زود راه افتاده بودم، اما پنج دقیقه مونده به ساعت سه به اون شرکت رسیدم. وارد شرکت شدم به نگهبان گفتم که من با آقای مهندس برای ساعت سه قرار دارم. انتظار داشتم این رو بشنوم که ” بفرمایید، منتظر شما بودیم، بفرمایید بالا”. اما این طور نشد. نگهبان با دفتر مدیر عامل تماس گرفت، اسم من رو به اونها گفت و بعد گوشی تلفن رو به دست من داد.
آن طرف خط تلفن، خانمی بود که حدس زدم منشی مدیر عامل هستند. خودم رو معرفی کردم و گفتم با آقای مهندس ساعت سه قرار داشتم. ایشون چیزی گفتن که من رو متعجب کرد: ” آقای مهندس چیزی به من نگفتن. ایشون جلسه ای خارج از شرکت هستن و تا ساعت پنج هم به شرکت بر نمی گردند. شاید تا سه شنبه هفته آینده بتونیم یه قرار ملاقات برای شما بزاریم”.
من خداحافظی کردم و متعجب از این اتفاق، از آن شرکت بیرون آمدم.
وقتی شما انتظار رفتار غیر متعارف ندارید
دوستم گفت: داشتم به طرف ماشینم میرفتم که موبایلم زنگ زد. خانم منشی تماس گرفت و گفت لطفا برگردید، آقای مهندس گفتن بر میگردن. دوباره رفتم داخل شرکت، نگهبان دوباره با منشی تماس گرفت و صحبت کرد.
نگهبان از منشی پرسید که ایشون رو بفرستم بالا؟ بعد حرف منشی رو تکرار کرد: باشه میگم همین جا توی لابی منتظر بمونن.
این رفتار طبیعی نبود. میدانستم که این شرکت اتاق انتظار و اتاق جلساتی دارد که می شود مهمان شرکت در آنجا منتظر بماند. اینکه به عنوان میهمان مدیر عامل باید در لابی کوچک و شلوغ شرکت منتظر بمانم جای تعجب داشت.
دوستم می گفت: من قرار بود به عنوان یکی از مدیران این شرکت استخدام شوم. شاید منشی مدیر عامل این را نمی دانست اما انتظار داشتم به عنوان میهمان مدیر عامل احترام بیشتری دریافت کنم.
نکته: اگر شما با یه شرکت بزرگ نفتی قرار ملاقات با مدیر عامل رو داشه باشید و بعد متوجه بشید که منشی مدیر عامل آداب معاشرت نمیدونه باز هم علاقه مند هستید که اونجا کار کنید؟
نکته: اگر شما مدیر عامل یا مدیر ارشد شرکتی هستید و منشی شما با مهمان شما این رفتار رو انجام بده، شما چطوری سعی می کنید جبران کنید؟
ماندن یا نماندن مسئله این است!
دوست من میگفت: حدود نیم ساعت در لابی نشستم. نمی دانستم چکار کنم. ساعت سه و نیم بود و من از شرکت خودمان مرخصی گرفته بودم و ساعت چهار هم جلسه ای در شرکت داشتیم. من حتما باید به شرکت خودمان بر می گشتم. برای همین تصمیم گرفتم و برگشتم.
وقتی به شرکت رسیدم ساعت چهار شده بود. خوشبختانه جلسه شرکت خودمون به موقع شروع شد و فقط یک ربع طول کشید. خیلی خوشحال بودم که توی این جلسه حاظر شدم. جلسه در مورد تصمیم گیری در مورد موضوعی بود که خود من قبلا مطرح کرده بودم. جلسه خیلی خوب پیش رفت و موضوع من پذیرفته شد.
خوشحال بودم. با اینکه جلسه شروع به همکاری با شرکت جدید به انجام نرسیده بود، اما جلسه کاری در مورد کار فعلی خودم به خوبی پیش رفته بود.
نکته: فرض کنید این موضوع برای شما پیش آمده، تا ساعت پنج در آن شرکت منتظر می ماندید و جلسه کاری خودتان را کنسل می کردید. در نهایت هم مدیر عامل (دوست شما) پیام می داد که جلسه دیگری در خارج از شرکت دارد و امروز امکان ملاقات ندارد.
اگر شما بودید سر خود را به کدام دیوار آن شرکت می کوبیدید؟ ( شوخی)
هماهنگی برای قرار ملاقات کاری جدید
این دوست من در ادامه گفت:
بعد از اتمام جلسه در شرکت خودمان، با منشی شرکت دوستم تماس گرفتم و خواستم قرار ملاقات دیگری هماهنگ کنم. اما با کمال تعجب با لحن غیر محترمانه ای گفته شد “ما به شما گفتیم در لابی منتظر بمانید اما شما رفتید”. با اینکه نحوه صحبت ایشان مناسب نبود اما با این وجود توضیح داده شد که به دلیل جلسه کاری مجبور شده ام به شرکت خودم برگردم. از ایشان خواستم که قرار ملاقات دیگری را هماهنگ کنند گفتند سه شنبه یا چهار شنبه هفته آینده هماهنگ می کنند.
دوستم می گفت: پرسیدم که زمان ملاقات را شما به من اطلاع می دهید، با تعجب به من گفته شد “شما خودتان هفته دیگر تماس بگیرید”.
با شرایط پیش آمده، من باید چکار کنم
دوست من از این موضوع ناراحت بود و می گفت این رفتار را نمی توانم درک کنم. با شخص مدیر عامل شرکت بطور مستقیم قرار گذاشته ام و به موقع سر قرار حاظر شده ام اما رفتار مناسبی با من نشده است.
اگر شما جای او بودید چکار می کردید؟
اجازه بدید موضوع رو با چند تا سوال دنبال کنیم.
آیا موضوع دقیقا همین طوری بوده؟
نمی دونیم. شاید یه مسائل دیگه ای پیش اومده که دوست من در بازگو کردن موضوع اونها رو نادیده گرفته.
منشی مدیر عامل یک شرکت نفتی آداب معاشرت حرفه ای رو بلد نیست؟
نمی دونیم. آداب معاشرت نسبیه و قابل اندازه گیری با متر و وزن نیست. ممکنه رفتاری که از نظر یک شخص مودبانه تلقی میشه، از نظر شخص دیگه ای غیر مودبانه باشه.
بهتر نبود این دوست ما با مدیر عامل مجددا تماس می گرفت؟
من این رو از دوستم پرسیدم. ایشون معتقد بود که وقتی مدیر عامل برای قرار ملاقاتی که خودش هماهنگ می کنه ارزش قائل نیست و پیامی نداده، یعنی این ملاقات خیلی هم براش مهم نبوده.
تحلیل موضوع از دیدگاه شخصیت شناسی MBTI
شخصیت شناسی به روش MBTI به ما کمک می کنه که ترجیحات خودمون و طرف مقابل خودمون رو پیدا کنیم. خیلی وقت ها رفتار های آدم ها صرفا به خاطر بد جنسی اونها نیست. بلکه آدم ها ترجیحاتی دارن که اصلا متوجه اون نیستن. مشکل وقتی پیش میاد که ترجیح یک آدم با ترجیح طرف مقابلش متضاد میشه و تعببر به بدجنسی میشه.
من دوست خودم رو خوب میشناسم. ایشون خودشون منعطف هستن. منعطف ها خیلی نگرانی زمان ندارن. عموما سر موقع به قرار هاشون نمیرسن. در این مورد برای خود من جای تعجب داشت که یک آدم منعطف اینقدر از سر قرار حاظر نشدن نفر مقابل شاکی شده باشه.
با توضیحاتی که در مورد آقای مدیر عامل از دوستم شنیدم ( با توجه به اینکه دوست من و آقای مدیر عامل چند سالی با هم همکار بودن) به نظر میرسه که آقای مدیر عامل هم منعطف باشن.
اگر حدس من در مورد منعطف بودن آقای مدیر عامل درست باشه، میشه این موضوع رو یه سوء تفاهم برداشت کرد. آقای مدیرعامل شاید به واسطه وجود رابطه دوستی، فکر نمی کرده که سر موقع حاظر شدن در یک قرار ملاقات کاری میتونه باعث ناراحت شدن طرف مقابلش بشه.
اگر آقای مدیر عامل منعطف باشه، به دوست من پیشنهاد می کنم که دوباره سعی کنه و روی زمان و ساعت قرار ملاقات کاری با این مدیر عامل خیلی سخت گیر نباشه.
اما اگر آقای مدیر عامل منظم بوده باشه ( منظم ها برای وقت و زمان ارزش زیادی قائل هستند)، در این صورت یک مشکلی وجود داره. در این صورت آقای مدیر عامل میخواسته یه پیامی رو منتقل کنه. اگر یادتون باشه دوست من گفته بود حقوق پیشنهادی خودم رو باز هم مثل سال قبل گفتم.
اگر آقای مدیر عامل منظم باشه، به دوستم پیشنهاد می کنم بی خیال این پیشنهاد همکاری بشه. چون این رفتار هایی که تعریف کرده اتفاقی نبوده.
نتیجه گیری از داستان قرار ملاقات کاری دوست من
جدای از اینکه شما یا طرف مقابل چه نوع شخصیتی دارید، اهمیت به زمان و ساعت قرار ملاقات کاری همیشه مهمه.
آدم های منظم به وقت اهمیت زیادی میدن. در قرار ملاقات کاری با اونها حتما قبل سر موقع حاظر بشید.
اگر طرف مقابل شما منعطف باشه، ممکنه حتی یک ساعت دیر رسیدن سر قرار هم مهم نباشه. برای همین دیر رسیدن یک نفر به قرار کاری رو ملاک تصمیم گیری قرار ندین.
اگر شما منعطف هستین و فکر می کنید که به قرار ملاقات کاری با شخص دیگه ای دیر می رسید، حتما پیام بدین. همه آدم ها از اینکه احساس کنن نادیده گرفته شدن ناراحت میشن. حتی اگر سر ساعت ملاقات تماس بگیرید و بگید یک ساعت دیر می رسید بهتر از اینه که یک ساعت تاخیر داشته باشید و وقتی رسیدید بخواهید با عذر خواهی و بهانه های ترافیک بود، موضوع رو تمام کنید.
خیلی وقت ها سوء تفاهم ها میتونه باعث بشه بعضی از همکاری ها هرگز شروع نشه. به جای اینکه از رفتار دیگران برداشت کنیم و تصمیم بگیریم، بهتره با یه تلفن زدن و صحبت کردن موضوع رو شفاف کنیم.