برگزاری جلسه کاری برای تسریع در تصمیم گیری و انجام کارها انجام می شود. در بهترین حالت، تعدادی از کارکنان دور هم جمع می شوند، در مورد موضوعی خاص صحبت می کنند. سپس در خصوص آن موضوع تصمیم گیری می کنند، صورتجلسه ای می نویسند و جلسه را ترک می کنند.
برگزاری جلسات کاری در عمل به این سادگی انجام نمی شود. هر جلسه نیاز به هماهنگی هایی دارد که آن را پیچیده می کند. از طرف دیگر تصمیم گیری در خصوص نتیجه نیز ممکن است به راحتی انجام نشود.
انواع جلسات
جلسات با اهداف مختلفی برگزار می شوند. از انواع متداول جلسات می توان به موارد زیر اشاره کرد
جلسه عمومی، جلسه پیشرفت کار، جلسه هدایت گروه کاری و جلسه حل اختلاف
احتمالا شما در سازمان یا شرکت خود جلسات دیگری هم دارید. برای مثال جلسه هیئت مدیره، جلسه استخدامی، جلسه شروع پروژه و مانند اینها در شرکت ها رایج هستند. اما پر کاربرد ترین و رایج ترین جلسات از این چهار نوع می باشند.
جلسه عمومی
جلسه عمومی جلسه ای با حضور تعداد زیادی از نفرات است. در این نوع جلسه، مدیران مجموعه درخصوص موضوعی خاص به دعوت شدگان به جلسه موضوعات مهمی را اطلاع رسانی می کنند.
برای مثال وقتی مدیر جدیدی در شرکت مشغول به کار می شود لازم است او را به طور رسمی به همه کارکنان معرفی کنند. همچنین ممکن است سازمان یا شرکت در پروژه جدیدی وارد شده و مدیریت تصمیم گرفته است که این موضوع را به اطلاع همه برساند.
جلسه عمومی نباید طولانی باشد. پیشنهاد می شود این جلسات کمتر از یک ساعت باشد. همچنین پیشنهاد می شود تعداد نفرات بیش از ۶۰ نفر نباشد. تعدد نفرات حاضر در جلسه و همچنین طولانی شدن جلسه عمومی می تواند از کارآیی آن کم کند.
جلسه پیشرفت کار
جلسه پیشرفت کار به منظور اطلاع رسانی از مراحل انجام کار می باشد. فرض کنید مدیریت سازمان یا شرکت شما از واحد شما خواسته است که کاری ار انجام دهد. در این صورت با برگزاری جلسات هفتگی یا ماهانه، از شما می خواهد مراحل انجام کار را برای مدیران ارشد سازمان یا شرکت شرح دهید و همه را در جریان پیشرفت کار ها قرار دهید.
پیشنهاد می شود تعداد حاضرین جلسه پیشرفت کار کمتر از ۱۵ نفر باشد. همچنیم ای جلسات می تواند تا ۳ ساعت طول بکشد.
جلسه هدایت گروه کاری
انجام کار گروهی نیاز به سرپرستی و هدایت مستقیم دارد. برای بالا بردن کارآیی گروه های کاری لازم است روند انجام کارها بصورت روزانه بررسی و نیازهای کاری افراد گروه برطرف شود. از این رو جلساتی با هدف هدایت گروه کاری برگزار می شود.
از آنجایی که یک گروه کاری عموما از افرادی کمتر از ۵ یا ۶ نفر تشکیل می شود، این جلسات نیز نباید با نفرات بیشتری انجام شود. با این وجود ممکن است شرایط کاری در یک پروژه به گونه ای باشد که افراد زیادی درگیر انجام کار مشخصی باشند. اما باید به این نکته توجه کنیم که تعداد زیاد افراد می تواند باعث کم شدن کارآیی جلسات شود.
همچنین برای حفظ کیفیت جلسات هدایت گروه، این جلسات نباید بیشتر از نیم ساعت باشد. با توجه به اینکه این جلسات بصورت روزانه برگزار می شود، طولانی شدن آن از کارآیی و اهمیت آن کم می کند.
جلسه حل اختلاف
جلسه حل اختلاف برای رفع مشکلات کاری مابین تیم های مختلف و یا مابین نفرات تیم برگزار می شود.
برای مثال ممکن است شرکت شما با پیمانکار خود به مشکل بر بخورد. ممکن است در خصوص زمان اتمام پروژه و یا قیمت تمام شده یک پروژه نیاز به برگزاری جلسه حل اختلاف باشد. از سوی دیگر گاهی بسیاری از کارکنان در هنگام کار مشکلاتی با مدیر خود و یا همکاران دیگر پیدا می کنند. ایجاد هماهنگی مابین گروه های درگیر در این نوع مشکلات نیاز به برگزاری جلسات حل اختلاف دارد.
پیشنهاد می شود این جلسات با اعضاء کمتر از ۶ نفر انجام شود. گاهی اوقات یافتن راه حل برای یک مشکل ممکن است به دو الی سه روز جلسات پی در پی نیاز داشته باشد.
مدیریت جلسات به شش اصل مهم بستگی دارد
اصل اول: دلیل جلسه
برای آنکه یک جلسه کاری کارآمد باشد باید دلیل برگزاری آن مشخص باشد. برای مثال تصمیم گیری در مورد تغییر ساعت کاری شرکت.
احتمالا شما هم به جلساتی دعوت شده اید که در آن فقط حرف های پراکنده ای زنده می شود. اگر فرد پرتلاشی باشید از بودن در این جلسات عذاب می کشید. وقتی از جلسه بیرون می آیید احساس می کنید که وقت شما را تلف کرده اند.
اصل دوم: زمان
جلسه کاری باید زمان مشخص داده باشد. یک قانون قدیمی می گوید که هرچقدر زمان داشته باشید می توانید کار خود را کش بدهید.
مشخص کردن محدوده زمانی برگزاری جلسه به ما کمک می کند تا وقت خود را مدیریت کنیم و برروی دلیل جلسه متمرکز بمانیم.
اصل سوم: فهرست موضوعات
برای آنکه جلسه کاری به درستی مدیریت شود باید لیست موضوعات قابل طرح در جلسه از پیش تعیین شده باشد. داشتن فهرست موضوعات جلسه به مدیریت زمان جلسه کمک شایانی می کند.
اصل چهارم: آمادگی
لازم است هر کدام از شرکت کنندگان در جلسه کاری خود را برای جلسه آماده کنند. آمادگی برای جلسه کاری می تواند در عرض چند دقیقه قبل از جلسه انجام شود.
آماده بودن برای جلسه از اتلاف وقت شرکت کنندگان جلسه جلوگیری می کند.
اصل پنچم: تمرکز
برای سرعت بخشیدن به روند جلسه لازم است همه شرکت کنندگان جلسه کاری برروی موضوعات جلسه متمرکز شوند. لازم است همه افراد به گفتگوهای جلسه به درستی گوش بدهند و در صورت نیاز نظر خود را بگویند.
اصل ششم: مدیر
مدیر جلسه نقش کلیدی در ایجاد هماهنگی و اجرایی شدن پنج اصل دیگر دارد. مدیر جلسه هدف و دلیل جلسه را تعیین می کند. برروی زمان جلسه، شروع و پایان جلسه نظارت می کند. فهرست موضوعات جلسه را تعیین می کند و شرکت کنند گان را روی موضوع جلسه متمرکز نگاه می دارد.
از شما دعوت می شود مقاله “شخصیت شناسی در جلسه کاری به روش MBTI” را مطالعه فرمایید
آماده بودن تجهیزات و لوازم مورد نیاز جلسه
جلسات کاری نیاز به تجهیزات و لوازم خاصی دارند. تکنولوژی به مدیریت جلسات کمک زیادی می کند. برای مثال ویدئو کنفرانس می تواند در هزینه های مسافرت چند نفر از یک شهر به شهر دیگر جلوگیری کند.
اما باید مراقب بود تا تکنولوژی بر علیه ما عمل نکند. تجهیزات تکنولوژیکی به همان اندازه که باعث بهبود کیفیت جلسات می می شوند نیاز به نگهداری و مراقبت دارند. در غیر این صورت ممکن است در شرایط خاص باعث بحرانی شدن اوضاع شود.
پیشنهاد می شود قبل از شروع جلسه تجهیزات بررسی شوند. این بررسی به اهمیت جلسه بستگی دارد. فرض کنید جلسه هیئت مدیره یا یک گروه از بازدید کنندگان خاجی برنامه ریزی شده است. در این صورت شما نمی توانید جلسه را به دلیل خرابی سیستم به وقت دیگری موکول کنید.
در این حالت باید از روز پیش از جلسه یک بار تجهیزات را بررسی کنید. همچنین باید یک بار هم یک ساعت پیش از جلسه آنها را چک کنید. مطمئن باشید که همه چیز خوب است.
اما اگر جلسه داخلی و کم اهمیت تری در پیش است، بررسی تجهیزات برای یک بار و ان هم یک ساعت پیش از جلسه کفایت می کند.
نوشتن صورتجلسه
آماده کردن صورتجلسه برای یک جلسه کاری به جلسه شما شخصیت می دهد. اگز بار ها و بار ها در جلسات مختلف در خصوص یک موضوع خاص صحبت کنید اما هیچ نوشته ای از آن جلسه نداشته باشید آن را فراموش می کند.
تهیه صورتجلسه می تواند شکل های مختلفی داشته باشد.
برای یک جلسه رسمی لازم است یک فرم از پیش تعیین شده داشته باشید. لازم است موارد زیر در آن فرم گنجانیده شود.
موضوع جلسه
شرکت کنندگان جلسه
غایبین جلسه
تاریخ و ساعت جلسه
محل برگزاری جلسه
موارد توافق شده در جلسه
مستول پیگیر و انجام هر کدام از کارهای تعیین شده در جلسه
تاریخ انجام کارهای تعیین شده در جلسه
امضاء حاضران جلسه
نمونه صورت جلسه
برای راحتی کار شما نمونه هایی از صورتجلسه در فایل ورد تهیه شده و از لینک های زیر قابل دانلود می باشد.