-

-

یاد بگیریم و از مفید ترین ساعات زندگی در محیط کار لذت ببریم!

اصول نوشتن ایمیل رسمی در روابط سازمانی

دانستن اصول نوشتن ایمیل رسمی در روابط سازمانی یکی از توانایی های مورد نیاز کارکنان یک شرکت یا سازمان است. ایمیل یکی از ابزارهای ارتباطی مهم کاری است و این ابزار مهم را باید به خوبی بشناسیم تا بتوانیم به درستی از آن استفاده کنیم. تا پیش از ایمیل، نامه مهم ترین وسیله ارتباط رسمی بود. هنوز هم نامه اهمیت خودش را حفظ کرده است. در بسیاری موارد لازم است اصل اسناد به همراه یک نامه ارسال شود. اما سرعت ارسال و دریافت آن باعث شده که ایمیل بطور رسمی در مکاتبات مابین شرکت ها مورد استفاده قرار بگیرد.

برای نوشتن ایمیل رسمی نیاز به آموزش داریم

مانند بسیاری از چیزهای دیگر، ما برای استفاده از ایمیل آموزش ندیده ایم.  ماشین تایپ در کشور ما نسبت به کشور های پیشرفته  با فاصله زمانی زیادی مورد استفاده قرار گرفته است. تا همین چند سال پیش، نوشتن نامه های اداری اغلب از طریق منشی واحد ها انجام می شد. از این رو غلط املایی، مشکلات نگارشی، ادبیات مکاتبات اداری و حتی تایپ سریع از طریق فرد دیگری انجام می شد. این در حالی است که استفاده از ماشین تایپ و تایپ نامه توسط افراد، سالهاست که در کشورهای اروپایی انجام می شود. پیش از حضور کامپیوتر در خانه ها، ماشین های تایپ دستی تقریبا در خانه همه افراد وجود داشت. از سالها پیش، ارسال نامه به ادارات باید بصورت تایپ شده انجام می شد و نامه های دست نوشته ارزش قانونی کمتری داشتند.

هر شخصی لازم است در استفاده از کامپیوتر و مکاتبات حرفه ای شود

با همه گیر شدن استفاده از ایمیل و نرم افزار های مکاتبات اداری، لازم شده است که افراد خودشان نامه هایشان را بنویسند. این موضوع دو مشکل اصلی را ایجاد می کند، عدم آشنایی با اصول نگارش اداری و کم حوصله بودن به دلیل عدم توانایی تایپ برروی کامپیوتر. کسانی که تا دیروز مطلبی را دست نویس می کردند و شخص دیگری آن را بصورت متن مکاتباتی تایپ می کرد، خودشان همان مطلب را بطور مستقیم بصورت ایمیل تایپ می کنند و می فرستند. از این رو در بسیاری از موارد نوشته ها مشکلاتی دارد که از نویسنده آن بعید به نظر می رسد. از طرف دیگر عدم توانایی تایپ سریع برروی کامپیوتر بر مشکلات اضافه می کند. شخصی که به زحمت می تواند چند خط تایپ کند، حوصله بازنویسی نوشته های خودش را ندارد.

در مجموع نوشتن ایمیل رسمی دست کم به دو نوع آموزش نیاز دارد. آموزش آداب مکاتبات اداری و آموزش توانایی تایپ سریع ترجیحا ده انگشتی. این موضوعات در ادامه بطور کامل تری مورد بررسی قرار می گیرند.

نوشتن ایمیل رسمی

آداب مکاتبات اداری

در کشور ما تا همین چند سال پیش، نوشتن نامه های اداری توسط افرادی در جلوی دادگستری ها انجام می شد. در عصر عریضه نویسی، لازم نبود دانش نوشتن متن مناسب اداری را می دانستیم. مشکل خودمان را با عریضه نویس مطرح می کردیم و او نیز با کلمات مناسب و دست خط خوب خود، متنی را برای ما می نوشت. در نتیجه نیاز به کسب مهارت در زمینه نوشتن نامه های اداری نیز وجود نداشت.

در دوران تحصیلی هم به این موضوع اهمیت کافی داده نشده است. درس هایی مانند آیین نگارش به عنوان درس هایی در کنار درس ادبیات و گاها به عنوان درسی غیر ضروری دیده می شود.

ایمیل یکی از اسناد رسمی بوده و قابل استناد در موارد قضایی محسوب می شود. از این رو لازم است باید ها و نباید های اسناد رسمی در آن رعایت شود.

سرعت تایپ

چه چیزی را در مورد ایمیل یاد بگیریم

بطور مشخص، گذشته را نمی توانیم عوض کنیم، اما می توانیم آینده بهتری برای خودمان بسازیم. از این رو و به منظور یادگیری آنچه در آینده به آن نیاز داریم، برخی موضوعات کاربردی جهت بهبود ارتباط مکاتباتی و نوشتن ایمیل رسمی در این مقاله  ارائه خواهد شد. برروی موضوعاتی مانند انتخاب جمله مناسب جهت       موضوع ایمیل،     نحوه چیدمان متن ایمیل،     انتهای ایمیل،      گیرندگان رونوشت ایمیل     و ریزکاری هایی در این زمینه ها بطور مفصل شرح داده خواهد شد.

3 1 رای
امتیاز دهی به نوشته
اشتراک در
اطلاع از
guest
0 دیدگاه
بازخورد (Feedback) های اینلاین
View all comments

آخرین مقاله ها

برد کانبان

کانبان چیست و چگونه به مدیریت کارها کمک می کند

کانبان متد مدیریت اجرای کارها است. این متد برای ایجاد، مدیریت و بهبود سرویسهایی که در آنها کارهای دانشی ارائه می شود کاربرد دارد. هدف کانبان کمک به تصویر سازی کارها، به حداکثر رساندن بهره وری و همچنین بهبود تداوم کار است. استفاده از این

ادامه مطلب »
اجایل چیست

اجایل چیست و چگونه به ما کمک می کند

برای تغییر این متن بر روی دکمه ویرایش کلیک کنید. لورم ایپسوم متن ساختگی با تولید سادگی نامفهوم از صنعت چاپ و با استفاده از طراحان گرافیک است. بیانیه ی توسعه نرم افزار چابک ما با توسعه نرم افزار و کمک به دیگران در انجام

ادامه مطلب »
اصول تیم سازی با روش تاکمن

اصول تیم سازی با روش تاکمن برای تبدیل گروه به تیم موثر

استفاده از تجربه های موفق مثل اصول تیم سازی با روش تاکمن به ما کمک میکنه تا وقتی مشغله کاری ما رو احاطه کردن بتونیم ارتباط موثر در کار داشته باشیم. قدیما آدم ها یه مغازه می گرفتن و به تنهایی یا نهایتا با دو

ادامه مطلب »
bpmn چیست

BPMN چیست و مدل نشانه گذاری فرایند کسب و کار چه کاربردی دارد

انتخاب ابزار مناسب برای کسب و کار شما، در دنیایی که پر از استاندارد ها و ابزار های مختلف است کار مشکلی شده. در این مقاله به این موضوع پرداخته می شود که BPMN چیست، چرا بوجود آمده و چه اهدافی را دنبال می کند.

ادامه مطلب »
المان دروازه برای تصمیم گیری در BPMN

المان دروازه (gateway) در BPMN

انتخاب و تصمیم، ترکیب، چند شاخه کردن و هم گرا کردن  بخش مهمی از فرایند ها هستند.  در BPMN  2.0 از شکل لوزی به عنوان علامت تصمیم گیری و کنترل جریان اجرای فرایند استفاده می شود. دروزاه ها را می توان مانند مطرح کردن یک

ادامه مطلب »
چگونه کاموندا را فارسی کنیم

چگونه نرم افزار کاموندا (Camunda) را فارسی کنیم

نرم افزار کاموندا با تمام قابلیت های خوب آن، بصورت پیش فرض با تایپ فارسی مشکل دارد. با این حال با تلاش فراوان موفق شدم فونت های فارسی را برای آن تعریف کنم و امکان راست چین نویسی را به آن اضافه کنم. به عنوان

ادامه مطلب »