اصول نوشتن ایمیل رسمی در روابط سازمانی

5/5
چگونه ایمیل خوب بنویسیم

دانستن اصول نوشتن ایمیل رسمی در روابط سازمانی یکی از توانایی های مورد نیاز کارکنان یک شرکت یا سازمان است. ایمیل یکی از ابزارهای ارتباطی مهم کاری است و این ابزار مهم را باید به خوبی بشناسیم تا بتوانیم به درستی از آن استفاده کنیم. تا پیش از ایمیل، نامه مهم ترین وسیله ارتباط رسمی بود. هنوز هم نامه اهمیت خودش را حفظ کرده است. در بسیاری موارد لازم است اصل اسناد به همراه یک نامه ارسال شود. اما سرعت ارسال و دریافت آن باعث شده که ایمیل بطور رسمی در مکاتبات مابین شرکت ها مورد استفاده قرار بگیرد.

 

برای نوشتن ایمیل رسمی نیاز به آموزش داریم

مانند بسیاری از چیزهای دیگر، ما برای استفاده از ایمیل آموزش ندیده ایم.  ماشین تایپ در کشور ما نسبت به کشور های پیشرفته  با فاصله زمانی زیادی مورد استفاده قرار گرفته است. تا همین چند سال پیش، نوشتن نامه های اداری اغلب از طریق منشی واحد ها انجام می شد. از این رو غلط املایی، مشکلات نگارشی، ادبیات مکاتبات اداری و حتی تایپ سریع از طریق فرد دیگری انجام می شد. این در حالی است که استفاده از ماشین تایپ و تایپ نامه توسط افراد، سالهاست که در کشورهای اروپایی انجام می شود. پیش از حضور کامپیوتر در خانه ها، ماشین های تایپ دستی تقریبا در خانه همه افراد وجود داشت. از سالها پیش، ارسال نامه به ادارات باید بصورت تایپ شده انجام می شد و نامه های دست نوشته ارزش قانونی کمتری داشتند. 

هر شخصی لازم است در استفاده از کامپیوتر و مکاتبات حرفه ای شود

با همه گیر شدن استفاده از ایمیل و نرم افزار های مکاتبات اداری، لازم شده است که افراد خودشان نامه هایشان را بنویسند. این موضوع دو مشکل اصلی را ایجاد می کند، عدم آشنایی با اصول نگارش اداری و کم حوصله بودن به دلیل عدم توانایی تایپ برروی کامپیوتر. کسانی که تا دیروز مطلبی را دست نویس می کردند و شخص دیگری آن را بصورت متن مکاتباتی تایپ می کرد، خودشان همان مطلب را بطور مستقیم بصورت ایمیل تایپ می کنند و می فرستند. از این رو در بسیاری از موارد نوشته ها مشکلاتی دارد که از نویسنده آن بعید به نظر می رسد. از طرف دیگر عدم توانایی تایپ سریع برروی کامپیوتر بر مشکلات اضافه می کند. شخصی که به زحمت می تواند چند خط تایپ کند، حوصله بازنویسی نوشته های خودش را ندارد.

در مجموع نوشتن ایمیل رسمی دست کم به دو نوع آموزش نیاز دارد. آموزش آداب مکاتبات اداری و آموزش توانایی تایپ سریع ترجیحا ده انگشتی. این موضوعات در ادامه بطور کامل تری مورد بررسی قرار می گیرند.

آداب مکاتبات اداری 

در کشور ما تا همین چند سال پیش، نوشتن نامه های اداری توسط افرادی در جلوی دادگستری ها انجام می شد. در عصر عریضه نویسی، لازم نبود دانش نوشتن متن مناسب اداری را می دانستیم. مشکل خودمان را با عریضه نویس مطرح می کردیم و او نیز با کلمات مناسب و دست خط خوب خود، متنی را برای ما می نوشت. در نتیجه نیاز به کسب مهارت در زمینه نوشتن نامه های اداری نیز وجود نداشت. 

در دوران تحصیلی هم به این موضوع اهمیت کافی داده نشده است. درس هایی مانند آیین نگارش به عنوان درس هایی در کنار درس ادبیات و گاها به عنوان درسی غیر ضروری دیده می شود. 

 ایمیل یکی از اسناد رسمی بوده و قابل استناد در موارد قضایی محسوب می شود. از این رو لازم است باید ها و نباید های اسناد رسمی در آن رعایت شود. 

چه چیزی را در مورد ایمیل یاد بگیریم

بطور مشخص، گذشته را نمی توانیم عوض کنیم، اما می توانیم آینده بهتری برای خودمان بسازیم. از این رو و به منظور یادگیری آنچه در آینده به آن نیاز داریم، برخی موضوعات کاربردی جهت بهبود ارتباط مکاتباتی و نوشتن ایمیل رسمی در این مقاله  ارائه خواهد شد. برروی موضوعاتی مانند انتخاب جمله مناسب جهت       موضوع ایمیل،     نحوه چیدمان متن ایمیل،     انتهای ایمیل،      گیرندگان رونوشت ایمیل     و ریزکاری هایی در این زمینه ها بطور مفصل شرح داده خواهد شد. 

لطفا مقاله ما را با دوستان خود به اشتراک بگذارید:

اشتراک گذاری در facebook
Facebook
اشتراک گذاری در twitter
Twitter
اشتراک گذاری در linkedin
LinkedIn
اشتراک گذاری در whatsapp
ارسال به واتس آپ
اشتراک گذاری در google
Google+
اشتراک گذاری در telegram
ارسال به تلگرام
اشتراک گذاری در email
ارسال با ایمیل
اشتراک گذاری در print
پرینت کنید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

X